Fünf  Schritte zur perfekten Office 365 Signatur

2. Februar 2017

Sie ist ein oft unterschätzter Bestandteil jeder Business-E-Mail: die Signatur. Dabei ist sie wichtiger als so mancher denkt. Die Signatur am Ende einer E-Mail gibt dem Empfänger nicht nur wichtige Kontaktinformationen, sondern dient im digitalen Zeitalter gleichzeitig als Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, diesen Bestandteil Ihrer E-Mail stets aktuell, informativ, optisch zeitgemäß und ansprechend zu halten. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie mit wenigen Schritten dafür sorgen, dass Ihre Signatur von Ihren Geschäftspartnern nicht nur wahrgenommen, sondern auch geschätzt wird.

 

1. Verwenden Sie aktuelle Daten

„Treffen Sie uns auf der CeBIT 2016!“ Es wirkt wenig professionell, wenn man seine Geschäftskontakte in der Signatur zu einer Messe, einem Kongress oder einer anderen Veranstaltung einlädt, die schon längst in der Vergangenheit liegt. Auch veraltete E-Mail-Adressen oder Telefondurchwahlen können für Verwirrung sorgen. Im schlimmsten Fall meldet sich der potenzielle Geschäftspartner nicht mehr, mögliche Aufträge oder andere Geschäftsanbahnungen können so verloren gehen. Wenn der gerade gewonnene Award nicht in der Signatur auftaucht, ist das zumindest ärgerlich. Achten Sie daher stets darauf, in der Signatur aktuelle Daten zu verwenden.

 

2. Achten Sie auf mobile Lesbarkeit

Wir kennen es von unserem eigenen Nutzungsverhalten: Viele Menschen rufen unterwegs E-Mails auf einem mobilen Endgerät ab. Das ist im Privatleben genauso wie im Geschäftsalltag. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Signatur in Ihren gesendeten E-Mails auch Smartphones und Tablets korrekt dargestellt wird. Optisch nicht korrekt ausgewiesene Signaturen wirken nicht nur unprofessionell, Sie können auch dazu führen, dass der Empfänger lange und umständlich nach Ihren Kontaktdaten suchen muss, wenn er Sie spontan von seinem Mobilgerät zurückrufen will.

 

3. Vermeiden Sie „Signatur-Spam“

Kennen Sie auch diese endlosen E-Mail-Korrespondenzen, bei denen jedes Mal die ursprüngliche Signatur angehängt wird und man den eigentlichen Inhalt kaum noch findet? Ersparen Sie Ihren Geschäftskontakten dieses Frusterlebnis, indem Sie mit Hilfe eines Dienstes Regeln definieren. Eine dieser individuell festlegbaren Regeln: Hat der Kontakt schon eine E-Mail mit meiner kompletten Signatur erhalten, bekommt er bei allen folgenden E-Mails nur noch eine kompakte Form der Signatur. So halten Sie die digitale Korrespondenz schlank und überschaubar und sorgen dafür, dass alle den Überblick bewahren.

 

4. Minimieren Sie Fehlerquellen

Wenn zehn Mitarbeiter Ihre E-Mail-Signatur selbst händisch ändern müssen, haben Sie im schlechtesten Fall zehn unterschiedliche Signaturen desselben Unternehmens. Manche kommen aufgrund eines erhöhten Arbeitsvolumens nicht dazu, zeitnah ohre Signatur zu aktualisieren. Bei anderen schleichen sich Tippfehler oder Zahlendreher ein, oder es werden einfach die Signaturen der Kollegen kopiert, das Anpassen der E-Mail-Adressen oder Durchwahlen dann aber vergessen. Dies alles können Sie vermeiden, indem Sie auf einen Service zurückgreifen, bei dem Sie alle Signaturen Ihrer Mitarbeiter zentral aus der Cloud einfach und schnell auf den neusten Stand bringen.

 

5. Bieten Sie Mehrwerte durch Zusatzinformationen

Überraschen Sie Ihre Geschäftskontakte, indem Sie zusätzliche Informationen in Ihre Signatur implementieren. Mit einem Verwaltungsprogramm können Sie Ihre Signaturen um Werbebanner, Award-Logos oder Ihre Social-Media-Links bereichern. Auch wichtige juristische Klauseln wie Haftungsausschlüsse lassen sich einfach und schnell einbauen. Das Hinzufügen von Zertifikaten kann Ihren Geschäftspartnern ebenfalls wichtige Informationen vermitteln. Alle Informationen können dabei per Klick jederzeit wieder deaktiviert werden.

 

Exclaimer Cloud – Der ideale Wegbegleiter

Die komfortabelste und schnellste Lösung zur Umsetzung aller oben genannten Schritte stellt die E-Mail-Signaturverwaltung mit Exclaimer Cloud dar. Mit diesem Dienst können Unternehmen, die Office 365 nutzen, E-Mail-Signaturen für jeden Nutzer von jedem Gerät zentral erstellen und verwalten. Ohne Installation oder Download bearbeiten Sie alle E-Mail-Signaturen von Ihrem Webbrowser aus. Egal ob IT-Profi oder Computer-Laie: Mit Exclaimer Cloud kann jeder in Minutenschnelle über ein benutzerfreundliches Webportal dynamische und professionelle E-Mail-Signaturen erstellen. Durch die Authentifizierung mit Microsoft Office 365 gewährleistet Exclaimer Cloud zudem maximale Sicherheit.

 

Preisstruktur:

Sie zahlen immer nur für die Anzahl der aktiven Office 365-Benutzer, die Signaturen in ihren Nachrichten benötigen.

100 Benutzer für 117,00 € monatlich (1,17 €/Nutzer)

300 Benutzer für 294,00 € monatlich (0,98 €/Nutzer)

500 Benutzer für 390,00 € monatlich (0,78 €/Nutzer)

Sie möchten eine persönliche Beratung zu Exclaimer Cloud oder benötigen Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen? Sie wollen sich über Microsoft-Produkte wie Office 365, Azure oder Surface näher informieren?

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